Onlinebookingsystemer for klinikker: sammenligning og opsætning

Telefonens usynlige omkostning

På klinikker bookes tider stadig i vid udstrækning over telefonen, og det har to omkostninger. Den første er synlig: en receptionist, der bruger det meste af dagen på opkald. Den anden er usynlig og dyrere: de opkald, der ringer og aldrig bliver besvaret.

En patient, der ringer uden for åbningstid, i frokostpausen eller når linjen er optaget, lægger som regel ikke en besked; vedkommende ringer til den næste klinik på listen. Du finder aldrig ud af, at den patient fandtes.

Onlinebooking lukker det hul. En, hvis smerter begynder ved midnat, booker med det samme i stedet for at ringe om morgenen. Det er ikke tilfældigt, at en betydelig del af onlinebookingerne på klinikker sker uden for åbningstid.

Sådan ser et godt bookingforløb ud

Et godt system beder patienten om så lidt som muligt. Det bør ikke overstige tre trin: Vælg ydelse, vælg tidspunkt, indtast navn og telefon.

Reel ledighed. Kalenderen skal afspejle behandlerens faktiske skema. At sende en forespørgselsformular og sige "vi ringer til dig" er ikke onlinebooking; patienten efterlades i den samme usikkerhed.

Kalendere pr. behandler. Med mere end én behandler skal patienten kunne vælge; arbejdsdage og tidslængder er forskellige.

Buffertid. Afsæt tid mellem aftalerne til rengøring og forberedelse. Hvis systemet ikke er bygget på reelle varigheder, hober forsinkelserne sig op, og venteværelset bliver fyldt.

Bekræftelse og påmindelser. En bekræftelse via sms eller WhatsApp ved booking og en påmindelse dagen før. Det er den billigste indsats, der mindsker udeblivelser; klinikker, der ikke sender påmindelser, har synligt flere tomme tider.

Helbredsdata og databeskyttelsesloven

Det er den del, der kræver omhu. I det øjeblik en bookingformular afslører, hvilken ydelse en patient kommer for, bliver oplysningen til særlige kategorier af personoplysninger. Helbredsdata hører under et separat og strengere regelsæt.

I praksis har du brug for: en oplysning om databeskyttelse, et separat udtrykkeligt samtykke til helbredsdata, klarhed over, hvor dataene opbevares, og en opbevaringsperiode. Oplysninger om aftaler bør ikke sendes via ukrypteret e-mail.

En anden hyppig fejl er at åbne et fritekstfelt med "beskriv dine gener" i bookingformularen. Patienterne vil skrive diagnoser og medicin i det. Medtag ikke feltet, medmindre du reelt har brug for det; gør du det, så skriv samtykketeksten derefter.

Offentliggørelse af billeder kræver også tilladelse. Før- og efterbilleder må ikke offentliggøres uden patientens separate skriftlige samtykke.

Kobling til det system, du allerede har

De fleste klinikker kører allerede et patientsystem. Hvis onlinebookingen fungerer som en separat ø, må receptionisten afstemme to kalendere manuelt – og det holder indtil den første dobbeltbooking.

Den rigtige opsætning er integration: En tid, der bookes på websitet, lander direkte i klinikkens system, og afbestillinger eller ændringer vises begge steder på samme tid. Hvis dit system har et API, kan forbindelsen bygges; hvis ikke, så aftal i det mindste envejsoverførsel og en regel om én styrende kalender.

Spørg om dette, når du skal beslutte dig: Skal receptionisten have to skærme åbne i løbet af dagen? Hvis svaret er ja, er systemet ikke færdigt.

Mål det

Tre tal fortæller dig, om onlinebookingen virker: antal onlinebookinger om måneden, andelen, der bookes uden for åbningstid, og andelen af udeblivelser.

Det tredje er det vigtigste. Mål, hvordan andelen af udeblivelser ændrer sig, når du slår påmindelser til; det tal viser direkte, hvor mange måneder systemet er om at tjene sig selv hjem.

Følg også kilden: Hvor kom patienten, der bookede, fra – en Google-søgning, kortprofilen, Instagram? Den viden fortæller dig, hvor næste periodes budget skal ligge, og gør en ende på gætteriet.