Systemer for timebestilling på nett for klinikker: sammenligning og oppsett

Den usynlige kostnaden ved telefonen

På klinikker bestilles timer fortsatt i stor grad per telefon, og det har to kostnader. Den første er synlig: en resepsjonist som bruker store deler av dagen på samtaler. Den andre er usynlig og dyrere: samtalene som ringer og aldri blir besvart.

En pasient som ringer utenom åpningstid, i lunsjen eller når linjen er opptatt, legger som regel ikke igjen beskjed; vedkommende ringer neste klinikk på listen. Du får aldri vite at den pasienten fantes.

Nettbooking tetter det hullet. Den som får vondt ved midnatt, bestiller time med en gang i stedet for å ringe om morgenen. Det er ingen tilfeldighet at en merkbar andel av nettbookingene på klinikker skjer utenom arbeidstid.

Slik ser en god bookingflyt ut

Et godt system spør pasienten om så lite som mulig. Det bør ikke være mer enn tre steg: velg tjeneste, velg tidspunkt, skriv inn navn og telefon.

Reell ledighet. Kalenderen må gjenspeile behandlerens faktiske timeplan. Å sende et forespørselsskjema og si «vi ringer deg» er ikke nettbooking; pasienten blir sittende igjen med den samme usikkerheten.

Egne kalendere per behandler. Med mer enn én behandler bør pasienten kunne velge; arbeidsdagene og timelengdene er forskjellige.

Buffertid. La det være rom mellom timene for rengjøring og forberedelse. Hvis systemet ikke er bygget på reelle varigheter, hoper forsinkelsene seg opp og venterommet fylles.

Bekreftelse og påminnelser. En bekreftelse på SMS eller WhatsApp ved bestilling og en påminnelse dagen før. Dette er det billigste tiltaket for å redusere uteblitte timer; klinikker som ikke sender påminnelser, har merkbart flere tomme timer.

Helseopplysninger og personvernlovgivning

Dette er delen som krever omtanke. I det øyeblikket et bookingskjema avslører hvilken tjeneste en pasient kommer for, blir informasjonen en særlig kategori av personopplysninger. Helseopplysninger er underlagt et eget og strengere regelverk.

I praksis trenger du: en personvernerklæring, et eget uttrykkelig samtykke for helseopplysninger, klarhet om hvor dataene lagres, og en lagringstid. Timedetaljer bør ikke sendes via ukryptert e-post.

En annen vanlig feil er å ha et fritekstfelt der pasienten skal «beskrive plagene sine» i bookingskjemaet. Pasientene vil skrive diagnoser og medisiner der. Ikke ta med det feltet med mindre du virkelig trenger det; gjør du det, må samtykketeksten skrives deretter.

Publisering av bilder krever også tillatelse. Før-og-etter-bilder kan ikke publiseres uten pasientens eget skriftlige samtykke.

Koble til systemet du allerede har

De fleste klinikker bruker allerede et pasientadministrativt system. Hvis nettbookingen fungerer som en egen øy, må resepsjonisten avstemme to kalendere for hånd – noe som varer til den første dobbeltbookingen.

Riktig oppsett er integrasjon: En time som bestilles på nettsiden, havner direkte i klinikksystemet, og avbestillinger eller endringer vises på begge sider samtidig. Hvis systemet ditt har et API, kan denne koblingen bygges; hvis ikke, bør dere i det minste avtale enveis overføring og en regel om én hovedkalender.

Still dette spørsmålet når du skal bestemme deg: Må resepsjonisten ha to skjermer åpne i løpet av dagen? Hvis svaret er ja, er systemet ikke ferdig.

Mål det

Tre tall forteller deg om nettbookingen fungerer: antall timer bestilt på nett per måned, andelen som bestilles utenom arbeidstid, og andelen som uteblir.

Det tredje er viktigst. Mål hvordan andelen uteblitte timer endrer seg etter at du slår på påminnelser; det tallet viser direkte hvor mange måneder systemet trenger for å tjene seg inn.

Følg også med på kilden: Hvor kom pasienten som bestilte time, fra – et Google-søk, kartprofilen, Instagram? Den kunnskapen forteller deg hvor du skal legge neste periodes budsjett, og gjør slutt på gjettingen.