Kenttätiimin hallinta: paperisista työmääräimistä mobiilisovellukseen

Missä paperi katoaa

Yrityksissä, joilla on kenttätiimejä, prosessi kulkee yleensä näin: työ välitetään puhelimitse, asentaja kirjoittaa sen paperille, jättää lapun toimistoon illalla, joku syöttää sen järjestelmään seuraavana päivänä ja lasku lähtee kolme päivää myöhemmin.

Tämä ketju menettää arvoa kolmessa kohdassa. Paperi katoaa tai sitä ei saa luettua. Tieto saapuu järjestelmään yli vuorokauden myöhässä. Ja kallein: työ, jota ei koskaan laskuteta. Useimmissa yrityksissä kohteessa tehdyt mutta lappuun kirjaamatta jääneet lisätyöt kasvavat vuodessa merkittäväksi summaksi.

Tämän digitalisointi ei ole trendi; se on saatavien kysymys.

Millainen mobiilityömääräimen pitäisi olla

Kohteessa oleva ihminen pitää käsineitä, seisoo ja on kiireinen. Näyttö on suunniteltava sitä varten.

Päivän työt yhdellä näytöllä. Osoite, asiakkaan nimi, puhelinnumero. Osoitteen napauttamisen pitää avata navigointi ja numeron napauttamisen aloittaa puhelu.

Lyhyet lomakkeet. Pitkiä lomakkeita ei täytetä. Asentaja valitsee toimenpiteen, lisää osat listalta, ja muistiinpanokenttä on vapaaehtoinen.

Kuvat. Ennen- ja jälkeen-kuvat lopettavat asiakaskiistat ja toimivat todisteena takuuasioissa. Yksi napautus kuvaamiseen, ja kuva liitetään työmääräimeen.

Allekirjoitus. Sormella näytölle tehty allekirjoitus korvaa paperisen luovutuskuitin.

Toiminta ilman yhteyttä. Kellareissa, hissikuiluissa ja maaseutukohteissa ei ole kuuluvuutta. Sovelluksen on säilytettävä tiedot laitteessa ja lähetettävä ne, kun yhteys palaa. Ilman tätä kenttäsovelluksia ei käytetä – asentaja, joka kerran menettää tietoja, ei avaa sovellusta enää koskaan.

Mikä muuttuu toimistossa

Kun jokainen kentän kirjaus näkyy heti, kolme asiaa muuttuu.

Suunnittelusta tulee reaaliaikaista. Kuka on missäkin, mikä työ valmistui, kuka on vapaana – kun tiedät tämän, voit ohjata kiireellisen tehtävän oikealle henkilölle.

Laskutus tapahtuu samana päivänä. Heti kun työmääräin suljetaan, laskutettavat erät ovat valmiina; kukaan ei odota kuittia.

Varasto lähestyy todellisuutta. Kun kohteessa käytetyt osat vähennetään työmääräimeltä, fyysisen inventaarion ja kirjanpidon ero kapenee. Samalla asentajien pakettiautojen ”piilovarasto” tulee näkyviin.

Siirtymän inhimillinen puoli

Useimmat kenttäsovellukset epäonnistuvat muista kuin teknisistä syistä: kukaan ei käytä niitä. Jos asentaja kokee sovelluksen valvonnaksi, järjestelmä jää tyhjäksi.

Kehystä asia oikein, kun esittelet sen: sovellus poistaa iltaisen käynnin toimistolla ja paperityöt. Se on tiimin todellinen hyöty, ja se on totta.

Aloita myös pienesti. Ensin työlista ja kuvat. Kahden viikon todellisen käytön jälkeen lisää osat ja allekirjoitukset. Projektit, joissa kaikki kytketään päälle kerralla, ovat palanneet paperiin kolmannella viikolla.

Tee kokeneimmasta asentajastasi ensimmäinen käyttäjä. Jos hän vakuuttuu, tiimi seuraa; jos ei, ohjelmisto itsessään on arvoton.

Mitä mitata

Neljä lukua riittää. Työmääräimen sulkemisaika – kuinka monta minuuttia työn päättymisen jälkeen se suljetaan järjestelmässä. Laskutusaste – kuinka suuri osa suljetuista määräimistä laskutettiin samalla viikolla. Uusintakäyntien osuus – prosenttiosuus töistä, joita ei ratkaistu ensimmäisellä kerralla. Osien kirjausaste – kuinka moni käytetyistä osista kirjattiin määräimelle.

Nämä neljä näyttävät kolmessa kuukaudessa selvästi, toimiiko järjestelmä. Etenkin toinen: laskutusasteen nousu kertoo suoraan takaisinmaksuajan.