Styring av feltteam: fra arbeidsordrer på papir til mobilapp

Der papiret forsvinner

I bedrifter med feltteam går prosessen gjerne slik: jobben fordeles over telefon, teknikeren skriver den ned på papir, leverer lappen på kontoret om kvelden, noen taster den inn i systemet dagen etter, og fakturaen går ut tre dager senere.

Den kjeden taper verdi tre steder. Papir blir borte eller er uleselig. Informasjonen når systemet mer enn ett døgn for sent. Og det dyreste: arbeid som aldri blir fakturert. I de fleste firmaer blir ekstrajobbene som gjøres på stedet, men aldri skrives på lappen, til et betydelig beløp i året.

Å digitalisere dette er ingen trend; det handler om å få betalt.

Slik bør en mobil arbeidsordre se ut

Den som er ute på oppdrag, har hansker på, står og har det travelt. Skjermen må være laget for det.

Dagens jobber på én skjerm. Adresse, kundenavn, telefon. Et trykk på adressen skal åpne navigasjonen; et trykk på nummeret skal starte en samtale.

Korte skjemaer. Lange skjemaer blir ikke fylt ut. Teknikeren velger arbeidsoperasjonen, legger til deler fra en liste, og merknadsfeltet er valgfritt.

Bilder. Før- og etterbilder gjør slutt på uenigheter med kunder og fungerer som bevis ved garantikrav. Ett trykk for å ta bildet, knyttet til arbeidsordren.

Signatur. En signatur med fingeren på skjermen erstatter overleveringsseddelen på papir.

Fungerer uten nett. Det er ingen dekning i kjellere, heissjakter eller på avsidesliggende steder. Appen må lagre dataene på enheten og sende dem når forbindelsen er tilbake. Uten dette blir feltapper ikke brukt – en tekniker som mister data én gang, åpner aldri appen igjen.

Hva som endrer seg på kontoret

Når hver registrering fra feltet dukker opp med en gang, endrer tre ting seg.

Planleggingen skjer i sanntid. Hvem er hvor, hvilken jobb er ferdig, hvem er ledig – når du vet det, kan du sende den hastende henvendelsen til riktig person.

Faktureringen skjer samme dag. Så snart en arbeidsordre lukkes, er de fakturerbare postene klare; ingen venter på en lapp.

Lageret kommer nærmere virkeligheten. Når delene som brukes på oppdraget, trekkes fra via arbeidsordren, blir avviket mellom fysisk telling og registrert beholdning mindre. Det synliggjør også det «skjulte lageret» i teknikernes varebiler.

Den menneskelige siden av overgangen

De fleste feltapper mislykkes av ikke-tekniske grunner: ingen bruker dem. Hvis teknikeren oppfatter appen som overvåking, forblir systemet tomt.

Presenter den på riktig måte når du innfører den: denne appen fjerner kveldsturen til kontoret og papirarbeidet. Det er det teamet faktisk vinner, og det er sant.

Start også i det små. Jobbliste og bilder først. Etter to uker med reell bruk legger du til deler og signaturer. Prosjekter som slår på alt på én gang, er tilbake på papir i uke tre.

Gjør den mest erfarne teknikeren din til den første brukeren. Blir hen overbevist, følger teamet etter; blir hen ikke det, er selve programvaren verdiløs.

Hva du bør måle

Fire tall er nok. Tid til lukking av arbeidsordre – hvor mange minutter etter at jobben er ferdig den lukkes i systemet. Andel fakturert – hvor stor del av de lukkede ordrene som ble fakturert samme uke. Andel nye besøk – prosentandelen jobber som ikke ble løst på første forsøk. Registreringsgrad for deler – hvor mange av de brukte delene som ble registrert på ordren.

Disse fire viser tydelig i løpet av tre måneder om systemet fungerer. Særlig det andre: økningen i andel fakturert gir deg tilbakebetalingstiden direkte.