Styring af feltteams: fra arbejdssedler på papir til en mobilapp

Hvor papiret forsvinder

I virksomheder med feltteams forløber processen typisk sådan: Opgaven sendes ud over telefonen, teknikeren skriver den ned på papir, afleverer sedlen på kontoret om aftenen, nogen taster den ind i systemet dagen efter, og fakturaen sendes tre dage senere.

Den kæde mister værdi tre steder. Papir bliver væk eller kan ikke læses. Oplysningerne når systemet mere end en dag for sent. Og det dyreste: arbejde, der aldrig bliver faktureret. I de fleste firmaer løber de ekstra opgaver, der blev udført på stedet, men aldrig skrevet på sedlen, op i et betydeligt beløb om året.

At digitalisere det er ikke en trend; det handler om at få pengene ind.

Sådan bør en mobil arbejdsordre se ud

Personen ude på stedet har handsker på, står op og har travlt. Skærmen skal designes til det.

Dagens opgaver på én skærm. Adresse, kundens navn, telefonnummer. Et tryk på adressen bør åbne navigationen; et tryk på nummeret bør starte et opkald.

Korte formularer. Lange formularer bliver ikke udfyldt. Teknikeren vælger opgaven, tilføjer dele fra en liste, og notefeltet forbliver valgfrit.

Fotos. Før- og efterbilleder sætter en stopper for uenigheder med kunden og fungerer som dokumentation ved garantisager. Ét tryk for at tage billedet, der vedhæftes arbejdsordren.

Underskrift. En underskrift med fingeren på skærmen erstatter den papirkvittering, der bruges ved overleveringen.

Offlinedrift. Der er intet signal i kældre, elevatorskakter eller på landet. Appen skal gemme data på enheden og sende dem, når forbindelsen er tilbage. Uden det bliver apps til feltarbejde ikke brugt – en tekniker, der mister data én gang, åbner den aldrig igen.

Hvad der ændrer sig på kontoret

Når hver registrering fra marken dukker op med det samme, ændrer tre ting sig.

Planlægningen sker i realtid. Hvem er hvor, hvilken opgave er færdig, hvem er ledig – når du ved det, kan du sende det akutte opkald til den rette person.

Faktureringen sker samme dag. I det øjeblik en arbejdsordre lukkes, er de fakturerbare poster klar; ingen venter på en seddel.

Lageret kommer tættere på virkeligheden. Når dele, der bruges ude på stedet, trækkes fra via arbejdsordren, bliver forskellen mellem den fysiske optælling og registreringen mindre. Det gør også det »skjulte lager« i teknikernes varevogne synligt.

Den menneskelige side af overgangen

De fleste apps til feltarbejde fejler af ikke-tekniske årsager: Ingen bruger dem. Hvis teknikeren opfatter appen som overvågning, forbliver systemet tomt.

Præsentér den på den rigtige måde, når du indfører den: Appen fjerner turen forbi kontoret om aftenen og papirarbejdet. Det er det, teamet reelt vinder, og det er sandt.

Start også i det små. Først opgavelisten og fotos. Efter to ugers reel brug tilføjer du reservedele og underskrifter. Projekter, der slår alt til på én gang, er tilbage på papir i uge tre.

Gør din mest erfarne tekniker til den første bruger. Hvis vedkommende bliver overbevist, følger teamet med; hvis ikke, er selve softwaren intet værd.

Hvad du skal måle

Fire tal er nok. Tid til lukning af arbejdsordre – hvor mange minutter efter opgavens afslutning den lukkes i systemet. Konvertering til faktura – hvor stor en andel af de lukkede ordrer der blev faktureret samme uge. Andel af genbesøg – procentdelen af opgaver, der ikke blev løst i første forsøg. Registreringsgrad for dele – hvor mange af de brugte dele der blev registreret på ordren.

De fire tal viser tydeligt inden for tre måneder, om systemet virker. Især det andet: Stigningen i konverteringen til faktura giver dig direkte tilbagebetalingstiden.