Hvorfor din virksomheds e-mail lander i spam: SPF, DKIM, DMARC

Hvorfor jeres firmamail havner i spam: godkendelse er det første filter

Jeres mail havner sjældent i spam på grund af bestemte ord i emnelinjen. Den havner i spam, fordi de modtagende servere hos Gmail, Outlook og Yahoo ikke kan bekræfte, at I er dem, I siger, I er.

Udbyderne tjekker nu SPF, DKIM og DMARC, før de beslutter, hvor beskeden skal lande. Hvis bare én af posterne mangler eller er sat forkert op, bliver jeres firmamail sat i karantæne eller afvist, før et menneske overhovedet ser den.

At rette de tre poster er det mest konkrete skridt, du kan tage for at løse problemet med mails i spam.

SPF: Fortæl de modtagende servere, hvilke IP'er der må sende for jeres domæne

SPF er en TXT-post i jeres domænes DNS, der angiver præcis, hvilke IP-adresser eller servere der må sende mail på jeres vegne.

Når en modtagende server får en besked fra jeres domæne, tjekker den afsender-IP'en mod jeres SPF-liste. Hvis IP'en ikke står der, markerer serveren beskeden som mistænkelig eller afviser den helt.

Den fejlkonfiguration, jeg oftest ser i praksis, er, at man glemmer at tilføje IP-adressen på sit værktøj til masseudsendelser eller sit CRM i SPF-posten. Den ene forglemmelse sender hele markedsføringskampagnen i spamfilteret.

At bruge `~all` i stedet for `+all` er acceptabelt i en overgangsperiode, men det er ikke en permanent løsning.

DKIM: Et kryptografisk segl, der overlever videresendelse

DKIM tilføjer en krypteret signatur til hver mail, du sender. Den modtagende server tjekker signaturen mod en offentlig nøgle, der ligger i jeres domænes DNS.

Hvis signaturen er gyldig, ved serveren, at beskeden ikke er blevet ændret undervejs og virkelig kommer fra jeres infrastruktur. Det øger jeres tillidsscore hos Gmail og Outlook.

En forkert selector eller en for kort nøgle gør signaturen ugyldig, og det kan føre til afvisninger, selv når SPF går igennem.

De fleste mailudbydere giver dig en færdig DKIM-post, som du kopierer ind i jeres DNS. Et enkelt ekstra mellemrum eller linjeskift i posten er nok til at ødelægge godkendelsen.

DMARC: Politikken, der fortæller Gmail og Outlook, hvad de skal gøre ved fejl

DMARC fastlægger en politik for mails, der bruger jeres domæne, men ikke består SPF eller DKIM. Du kan bede de modtagende servere om at gøre ingenting, sætte beskeden i karantæne eller afvise den.

Uden DMARC kan en angriber forfalske jeres domæne og sende falske fakturaer eller phishingmails til jeres kunder. De modtagende systemer kan ikke blokere de beskeder, fordi I ikke har sat en udtrykkelig regel op.

Start med `p=none`, og tilføj en rapporteringsadresse (`rua`), så du kan overvåge jeres egen mailtrafik, før du håndhæver strengere regler.

Gå først videre til `p=quarantine` eller `p=reject`, når du har bekræftet, at alle legitime afsenderkilder består SPF og DKIM.

Hvad Gmail og Outlook forventer: domæneomdømme og masseudsendelser

Gmail og Outlook ser ikke kun på jeres SPF-, DKIM- og DMARC-poster. De vurderer også omdømmet for jeres afsender-IP og domæne over tid.

Hvis I sender massemails, skader det jeres omdømme at blande markedsføringsmails og transaktionsmails på samme IP, fordi markedsføringsmails naturligt giver flere spamklager.

Med Google Postmaster Tools og Microsoft SNDS kan du overvåge omdømmet. Når andelen af spamklager stiger brat, ser du en advarsel, før leveringen svigter helt.

For at genopbygge et skadet omdømme skal du først stabilisere udsendelsesmængden og derefter fjerne inaktive adresser fra din liste.

Typiske tegn på fejlkonfiguration og en håndhævelsesplan, der virker

Hvis nogle af jeres virksomhedsmails havner i indbakken, nogle i spam og andre forsvinder helt, skyldes det næsten altid manglende eller modstridende DNS-poster.

Kør jeres domæne igennem MXToolbox eller et lignende værktøj. Hvis du ser fejl i SPF, DKIM eller DMARC, gør det mere for leveringsevnen at rette dem end at ændre emnelinjen.

Rækkefølgen bør være: Gør først jeres SPF-post færdig, indfør derefter DKIM, og slå så DMARC til med `p=none`, og hold øje med rapporterne.

Hvis du springer direkte til `p=reject`, ødelægger du legitime mails, der går gennem videresendelsestjenester eller mailinglister. En forsigtig overgang er afgørende.

Vores erfaring fra praksis er, at virksomheder, der sætter de tre poster korrekt op, løser de fleste klager over mails i spam inden for få uger.